ソフトウェアのセキュリティテストツールを提供するブラック・ダック・ソフトウェア合同会社様。年間10数回の展示会に参加し、新規顧客の開拓を行う同社は、コワーキングスペース「WeWork」へのオフィス移転を機にサマリーポケットの法人向けスペースプランを導入しました。
展示会用の備品管理や配送における課題を、どのように解決したのかについて、マーケティング担当の関根氏にお話を伺いました。
オフィス移転に伴い、
保管収納スペース不足に
— 御社の事業内容についてお聞かせください。
ブラック・ダック・ソフトウェアは、ソフトウェアのセキュリティテストのソリューションを提供する企業です。2024年10月に独立した新会社ですが、2008年に前身となる会社が設立し、約10年前に日本シノプシス合同会社の一部門を経て、今回分社化となりました。ソフトウェアの脆弱性の検出し品質を向上させるソリューションの販売やセキュリティコンサルティングやテストサービスの提供を主力事業としています。本社はアメリカにあり、開発拠点は全て海外に置いています。
— 分社化に伴い、オフィスを移転されたんですね。
以前は二子玉川のオフィスビルで他部門と共同で使える倉庫スペースがありました。しかし、分社化に伴い、日本オフィスもWeWorkへの移転が決定。2024年9月の移転に向けて、7月頃から新たな収納方法の検討を始めました。
新オフィスとなった渋谷スクランブルスクエア内のWeWorkは、リモートワークの社員も多く荷物の収納の余裕はない限られたスペースです。キャビネットの一部にマーケティング資材を置くことはできますが、かさばる物やボリュームの大きい物は入りきりません。そこで、オフィスに必ず置いておく必要があるモノとそうでないモノを分類し、置いておく必要のない物の保管場所を探すことにしました。
オフィス移転に伴い、倉庫スペースがなくなり保管場所に課題が
— 移転に際して、どのように保管場所を検討されましたか？
弊社はBtoBを対象として年間で大規模な展示会に5〜6回、小規模な展示会やカンファレンスに10回以上参加しています。そのブースで使う大型のLEDパネルなどの什器がいくつかあり、それらの備品を保管できることを第一条件に、複数のストレージサービスを比較検討しました。
様々な展示会に年間を通して10回以上出展
いくつかのサービスでは指定サイズ以外の荷物を預かってもらえなかったり、日割り料金体系で一時的な保管向けだったため、長期保管には適していませんでした。また、法人向けに請求書が発行されないサービスもあり、それらは候補から外しました。最終的に、柔軟な対応力と安心感から荷物保管サービス「サマリーポケット」の法人向けスペースプランを選択しました。
スペースプランは規定サイズに収まるモノを保管可能
展示会の各種什器・備品を
サマリーポケットで保管
— サマリーポケットでは、どんなモノを保管していますか？
展示会用の備品として、PCディスプレイ、LEDパネル、卓上カタログラックなどをサマリーポケットに保管しています。中でもPCディスプレイは、ほぼすべての展示会で使用する必須アイテムです。PCは頻繁なアップデートが必要なためオフィスで保管していますが、ディスプレイは接続するだけで使用できるため、すべてサマリーポケットで保管・管理しています。
展示会で使用する備品類をサマリーポケットのスペースプランで保管
— 展示会の備品管理や配送はどのように行っていますか？
サマリーポケットに保管しているアイテムの中で利用したいモノを担当者に連絡し、展示会場へ直接配送いただいています。展示会場への配送は、会場の規模や状況に応じて2つの方法を使い分けています。
東京ビッグサイトやパシフィコ横浜などで行われる大規模展示会では、ヤマト運輸グループの「JITBOXチャーター便」を利用しています。鉄製のボックスに20～40個の荷物を入れて往復配送できるため、1個あたりの配送コストを抑えることができます。小規模会場の場合は通常の宅配便を利用し、会場指定の納品時間に合わせて配送してもらっています。
※スペースプランの配送に関する要望については、ご利用の際にお問合せください。
サマリーポケットから展示会場に、また会場からサマリーポケットへ配送ができる
— サマリーポケットで備品管理をしてみて、いかがですか？
展示会のスケジュールを事前に共有することで、スムーズな入出庫対応が実現できています。特に搬入日時が限られている展示会の場合、事前に担当者に連絡することで、確実な配送準備をしてもらえています。また、配送方法についても、配送サービスの利用可否やスケジュールについて柔軟に相談に乗ってもらえるため、効率的な物流管理ができています。
またサマリーポケットのスペースプランでは、預けたモノを写真で1点ずつ一覧化してくれるので助かっています。ただ当初は梱包状態での写真だけでは中身の識別が難しく、備品管理に苦労がありました。そこで、箱に内容物の写真やイメージを貼り付け、その部分を撮影して管理するようにお願いしました。今後も、サマリーポケットをうまく活用しながら展示会運営をしていければと思っています。
スペースプランもWebから預けているモノを確認・管理が可能
展示会で使う備品をサマリーポケットで保管＆管理して、出展業務を効率化してみませんか？
2025年1月公開
