企業の成長と共に800人から1,200人へ人員拡大。外部ストレージを活用し働きやすい執務スペースを維持

多様な働き方、快適な執務環境が求められる昨今、宅配型荷物保管サービス「サマリーポケット」は年々、法人契約も増加しています。

今回は、サマリーポケットをご利用いただいている三菱地所株式会社の総務部、加藤亮介様、増田広奈様に実際にご利用になられている内容や、導入した結果どのような利点があったかを伺いました。

三菱地所株式会社　加藤亮介様、増田広奈様

会社の理念に基づいた支給アイテム。保管の課題
外部ストレージサービス導入で従業員の多様な働き方に対応
企業の成長と共に人員も拡大し求められる執務スペースの確保

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会社の理念に基づいた支給アイテム
保管の課題

— サマリーポケットはどのように利用されていますか？

会社から総合職の従業員すべてに非常時に備えたヘルメット・防災服・防災靴を支給しており、出向または海外駐在勤務で本社を離れる場合に保管場所として外部ストレージのサマリーポケットを利用しています。

— 防災服や靴まで支給されるのは珍しいように感じます。

1923年に起きた関東大震災で、三菱地所の社員が積極的に当時の丸ビルで働かれていた方々や近隣の方に炊き出しを行ったということがありました。地域の方々を非常時に助けようとする想いを繋いでいきたいと考え、関東大震災の3年後から毎年9月1日に本格的な防災訓練を実施しています。

防災訓練の際には社員が防災服に着替え、情報伝達訓練や初期消化活動、非常食の配給など防災訓練にあたっておりますので、本社で働く際には必ず支給するモノとなっています。

— 支給された後は個人での管理になるのでしょうか？

オフィスに個人用ロッカーを用意しており、基本はそこで保管となります。ただ、グループ会社への出向や海外駐在勤務となった場合、以前は従業員の自宅で保管か総務部で一時的に預かるということを行っていました。

しかし、会社から支給しているモノですので退職する際には返却の必要があり会社としても管理方法に悩んでいました。過去に誤って捨ててしまうなどといったことがあったのです。ですが、総務部で管理している倉庫は非常食の備蓄やオフィス什器などを常に管理している状態です。会社に置くにもキャパシティに限度があること、また受け取りや保管管理の大変さから本社外勤務の従業員の非常時対策アイテムの保管は長らく課題となっていました。

外部ストレージサービス導入で
従業員の多様な働き方に対応

— サマリーポケットを導入されてから、どのように変わりましたか？

出向および海外駐在が決まった場合、サマリーポケットのエコノミープラン・レギュラーボックスを1箱手配します。従業員が受け取ったらボックスの中に非常時対策アイテム3点を入れ、集荷依頼をし会社で管理しているアカウントで一括管理しています。

エコノミープランは写真撮影がないボックスごとの管理ですが、預けている中身が明確なためボックス管理でまったく問題ありません。ボックスには社員番号と名前を記載し管理するようにしています。

エコノミープランで社員1人につき1箱で保管

— サマリーポケットはいつから導入されましたか？

2019年度から利用を開始しました。国内で出向をすでにしている方、これからする方々に「今後はサマリーポケットを利用して、非常時対策アイテムを預かる仕組みを作った」という連絡を行いました。

サマリーポケットに預けるというのはあくまでも任意で、そういった仕組みを利用できますよという形にしています。最初は一部の従業員が使い始めて、それが段々と社内の口コミで広がり、現在は270人以上のアイテムを預けています。

— 多くの方にご利用いただいているんですね。

現在は異動の時期に合わせて年2回、社内に向けてサマリーポケットに預け入れられる仕組みの案内を行っています。

元々、導入するきっかけも当時の総務部の社員が衣替えやスキーなどアウトドアグッズの保管などでサマリーポケットを活用していた、ということがありました。会社で導入してから個人的にサマリーポケットを利用している社員もいるようです。

外部ストレージとして個人利用をする社員も

企業の成長と共に人員も拡大し
求められる執務スペースの確保

— 外部サービスの活用など、働きやすさ改善に注力されているのでしょうか？

本社オフィスである大手町パークビルに5年前に移転してきた当時は社員数が800人だったところ、現在は1,200人以上が所属しています。個人用ロッカーは、業務用の荷物などを保管するロッカーと非常時対策アイテムなどを入れるロッカーがあり、人数が増えたことでロッカーの置き場所と働きやすい執務スペースの確保という点は、常に模索しているところです。　

増員に合わせロッカーも増え、執務スペースの確保は、常に模索している

— 会社の成長に合わせて人員も大幅に拡大されたんですね。

3フロアの執務スペースを有効活用するため、全員が出社して働くのではなく在宅でのリモートワークを選ぶこともできますし、出勤してフリーアドレスで好きなスペースで働くことも出来るようにしています。またキャビネットなども極力設置せず、長期で保管しておかなければいけない重要な書類については専用の保管サービスも利用しています。

サマリーポケットの利用も元々は出向および海外駐在者のみを対象としていたのですが、2022年からは育休および休職者も利用可能とすることで個人ロッカーで使用していたスペースを執務スペースとして確保できるようにしました。

— 従業員の方のライフイベントに合わせた環境づくりに取り組まれているんですね。

さらなる成長に向けて、働きやすさと執務スペースの確保は重要になっていくと考えています。支給しているヘルメットも折りたたみ式にして場所を取らないようにするなど、すでに細かな工夫も進めています。

今後も、新しい仕組みの導入など働きやすい環境づくりを検討していきたいと思います。